Dans un monde où le savoir et l’expertise sont à la base de toute organisation, la gestion des connaissances est devenue une compétence clé pour les entreprises qui souhaitent atteindre leurs objectifs. Mais qu’est-ce que la gestion des connaissances exactement ? Comment mettre en place un système efficace pour maximiser votre potentiel? Quels outils faut-il utiliser et quel type d’exemple selon votre domaine ? Explorons ensemble ces questions et découvrons les différentes stratégies qui aideront votre entreprise à obtenir une meilleure performance grâce à la gestion des connaissances.
Dans un monde où le savoir et l’expertise sont à la base de toute organisation, la gestion des connaissances est devenue une compétence clé pour les entreprises qui souhaitent atteindre leurs objectifs. Mais qu’est-ce que la gestion des connaissances exactement ? Comment mettre en place un système efficace pour maximiser votre potentiel? Quels outils faut-il utiliser et quel type d’exemple selon votre domaine ? Explorons ensemble ces questions et découvrons les différentes stratégies qui aideront votre entreprise à obtenir une meilleure performance grâce à la gestion des connaissances.
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Stratégies efficaces pour la gestion des connaissances en entreprise
La gestion des connaissances est devenue un élément essentiel de toute organisation moderne, qu’il s’agisse d’une grande entreprise ou d’une équipe plus petite. Alors que les données font l’objet d’un traitement informatique et qu’elles sont stockées dans des bases de données, elles ne peuvent pas être mises à profit sans un système efficace de gestion des connaissances.
Gérer le savoir dans le cadre d’un projet ou d’une organisation signifie compiler et organiser les informations disponibles afin que celles-ci soient facilement accessibles par tous les membres employés et utilisables pour atteindre des objectifs stratégiques. Les intérêts réels résident alors que l’information est partagée et utilisée de manière stratégique, ce qui est possible grâce à une bonne mise en place et une optimisation des processus.
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Importance de la gestion de l’information pour les organisations
Une bonne gestion des connaissances n’est pas seulement bénéfique pour les entreprises, elle est aussi incontournable si elles souhaitent conserver une avance sur leurs concurrents et rester pertinentes sur leur marché. En effet, la capacité à accumuler rapidement une quantité importante d’informations pertinentes et à les partager efficacement est essentielle pour prendre des décisions stratégiques visionnaires et prévenir les risques commerciaux.
Les types de connaissances : tacite et explicite
Les connaissances peuvent être classées selon qu’elles sont «tacites» ou «explicites». La connaissance tacite, plus communément appelée « savoir-faire », se trouve généralement chez certains individus spécialisés qui ont acquis l’expérience nécessaire au travers de différents projets menés avec succès.
Cette connaissance peut être capturée grâce à l’interviewou à différents tests interactifs.
La connaissance explicite, ou « knowledge encapsulation », est plus facilement accessible car elle peut être stockée sous forme de documents, d’articles techniques ou de données numériques. Les sources d’informations explicites incluent des manuels et la documentation technique, des bases de données, des guides en ligne, des articles scientifiques et des cours vidéo.
Exemples de mise en place de bases de connaissances
Les outils les plus utilisés pour mettre en œuvre un système fiable et efficient pour la gestion des connaissances sont les bases de connaissance ou les intranets. Les bases de connaissance sont des sites Web dynamiques qui permettent aux utilisateurs d’accéder facilement à des informations sur une variété de sujets.
Ces sites comprennent généralement des tutoriels en ligne, des webinaires et des forums de discussion.
Par exemple, Microsoft a mis en place sa propre base de connaissances qui permet aux employés d’accéder facilement aux documents pertinents dont ils ont besoin au quotidien. Le logiciel Salesforce Knowledge permet également aux entreprises d’organiser leurs informations et leur savoir-faire techniques afin que ces ressources puissent être partagées plus efficacement.
Processus et systèmes pour une gestion optimale des connaissances
Le processus et le système que vous choisissez pour votre stratégie dépendront fortement du type et du niveau d’information dont vous disposez, ainsi que du nombre et du type d’utilisateurs que vous souhaitez intégrer au programme. Lorsque l’on met en place une stratégie efficace pour la gestion des connaissances, certaines étapes doivent être respectées.
Élaborer une stratégie en fonction des objectifs et des besoins
Tout projet doit commencer par la définition claire d’objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporel). Cela signifie qu’il est important que vous soyez capable d’identifier précisément les objectifs à atteindre par le biais devotre système de gestion informationnelle – par exemple accroître la productivité ou amener plus rapidement le personnel non spécialisé vers un niveau acceptable.
Une fois que vos objectifs initiaux sont déterminés, vous pouvez alors passer à l’étape suivante : explorer les options disponibles afin de choisir le système adapté à vos besoins. Cette tâche consistera à recueillir et à analyser les besoins informatiques de votre entreprise, les processus existants et la technologie qui peut le mieux répondre à vos objectifs.
Impliquer les membres de l’équipe dans la création et la mise à jour des informations
Une fois que vous avez déterminé le type de système dont votre entreprise a besoin pour gérer ses connaissances, il est temps d’impliquer vos employés dans le processus. La clé du succès réside dans la volonté des membres de l’équipe impliquant activement dans le partage des informations et en veillant à ce que les données soient toujours à jour.
Cela inclut non seulement un engagement involontaire, mais également une prise de conscience au niveau de l’organisation quant aux avantages que peut offrir un bon système de gestion des connaissances. Par exemple, si votre organisation recrute un nouveau designer, elle doit disposer d’un système permettant au nouvel arrivant de s’adapter rapidement aux outils et aux processus appliqués par l’entreprise.
De cette façon, la transition sera beaucoup plus simple et rapide pour toutes les parties concernées.
Utiliser des outils et des services adaptés aux besoins de l’entreprise
L’un des meilleurs avantages d’une bonne gestion des connaissances est qu’elle permet aux entreprises de trouver rapidement les informations pertinentes dont elles ont besoin pour effectuer un travail précis. Pour ce faire, il est essentiel que vous mettiez en place un système qui soit efficace pour accéder aux données requises en un temps record.
Les outils comme Google Drive, Dropbox, SharePoint, etc. sont très utiles pour stocker et accéder facilement aux archives numériques.
De plus, il est possible de combiner différents systèmes afin d’améliorer encore plusl’accès aux données (y compris Gmail ou autres services). Une fois que vous avez choisi le système adéquat, vous pouvez passer à la phase suivante : optimiser la recherche et l’accès aux données pour simplifier le travail des utilisateurs.